לאחר שדני הכניס לשימוש בעסק את התכנון הפיננסי, התגלתה בעיה אחרת.
התברר שיש לו מעט חשבונות לתשלום על פריטים שונים ומשונים. חלק לא קטן
של החשבונות הללו לא היה מוכר לדני והוא אפילו לא על כך שההוצאות הללו בוצעו.
התברר שאין מערכת מסודרת של ביצוע הזמנות מספקים וחלק מההזמנות מבוצעות כלאחר יד.
מנהל המחסן, סמנכ"ל השיווק ומנהל התפעול היו מעבירים הזמנות אל איש הרכש אשר היה מבצע את הרכישה "על אוטומט".
איש הרכש חשב שההזמנות הן עבור פריטים נחוצים ושהדבר אושר קודם לכן עם דני. שאר המנהלים חשבו שאיש הרכש דואג לאשר את הרכישות עם דני לפני הביצוע.
בקיצור: בלגן וחשבונות לתשלום עבור פריטים רבים ולא נחוצים אשר חלקם אפילו לא נמצאים בשימוש.
הכנו טופס פשוט של הזמנת רכישה, בראש הטופס יש מקום לרשום את שם המזמין ואת התפקיד שלו. לאחר מכן, יש לרשום פירוט מסודר של כל אחד מהפריטים שמבקשים לרכוש והעלויות שלהן.
נקבע שכל אחד מהטפסים הללו צריך להגיע אל דני לפני ביצוע הרכישה ולקבל את אישורו הכתוב, כמובן לאחר שהעניין נידון בישיבת התכנון הפיננסי השבועית והוקצו לכך כספים.
צוות העובדים תודרך על המערכת החדשה והיא הוכנסה לפעולה.
עם הזמן, כמות ההזמנות ירדה פלאים וההזמנות שכן הוגשו היו על פריטים נחוצים.
הזמנות שלא אושרו או שלא היה ברור מדוע הן נחוצות הוחזרו אל היוזם. התברר שהעובדים החלו לשאול את עצמם לפני שמיהרו למלא טופס הזמנה, האם הפריט שהם רוצים לרכוש אכן נחוץ.
הדבר הביא לשליטה בהוצאות ואיפשר לעסק להגיע למצב, לראשונה מזה זמן רב, שההוצאות היו נמוכות יותר מההכנסות.
