לפני כשנה פתחנו את הסניף השלישי ברשת החנויות שלנו.
ההצלחה האירה לנו פנים והרשת התרחבה מהר משציפינו. בתוך זמן קצר המכירות הרקיעו שחקים וההכנסה גדלה. היינו מאושרים אך לא נחנו על זרי הדפנה – היה ברור לנו שיש לשמר את המצב.
מדי יום ביקרתי בסניפים על מנת לוודא שהעבודה מתנהלת כסדרה ושיש מלאי מספק כדי לענות על הביקוש. נשארנו עם "האצבע על הדופק" על מנת לוודא שהעניינים מתנהלים כמו שצריך מה שהצריך לא מעט עבודה ותיאום מול לא מעט גורמים.
על מנת לוודא שהרשת אכן ערוכה לספק את הביקוש שנוצר במהירות האפשרית, הזמנו כמות גדולה של חומרי גלם מהספקים שלנו דבר שאפשר לנו לספק הזמנות במהירות.
באחת הבדיקות שערכתי גיליתי דבר מעניין.
ההכנסה הגבוהה יצרה את הרושם בקרב עובדי הרשת ש"הארנק של הבעלים פתוח".
הזמנות אושרו ללא בדיקה וכלאחר יד והוצאות שונות עלו בצורה מפתיעה ובאופן חריג.
נרכשו כמויות גדולות של ציוד משרדי שלא לצורך, הכיבוד בחדרי הישיבות "שודרג" ועוד כהנה וכהנה הוצאות שונות ומשונות.
יתרה מכך, תשלום החשבונות בוצע באופן רשלני וגרם למרירות בקרב ספקים. חלקם החלו להתנות את אספקת הסחורה בקבלת שיק בו במקום, אחרים ביקשו ערבויות, חלקם אף עיכבו אספקה עד להסדרת תשלום.
הדברים הגיעו לכדי מצב מסוכן. מעמד האשראי והאמון שבנינו לאורך שנים עם הספקים שלנו החל "להחליק" לנו מהידיים ודווקא בתקופה הקריטית ביותר עבורנו.
לא היה מנוס אלא לטפל במצב ביד תקיפה.
ערכתי כינוס של העובדים בכל אחד מהסניפים וערכתי שיחת הבהרה.
כל הזמנה מכל סוג אמורה לקבל את אישורי בכתב לפני שניתן יהיה להוציא אותה אל הפועל.
כל הזמנה שתתגלה שבוצעה ללא אישורי תהיה באחריות העובד המזמין.
הדבר יצר את ההרתעה המתבקשת וההזמנות נכנסו לשליטה.
כעת, בוצעה בדיקה קפדנית של כל אחד מהחשבונות שהוגשו לתשלום.
גילינו כי מספר ספקים הגישו חשבון על פריטים שאומנם הוזמנו אך טרם סופקו, אחרים "טעו" במחיר.
לאחר בדיקה, החשבונות הועברו לתשלום תוך מתן דגש על תשלום חשבונות באופן מסודר (לפי תאריכים) ולא באופן אקראי.
תוך זמן קצר הדברים החלו להסתדר. כאשר הספקים הבינו שהחשבונות שלהם משולמים כיאות, הסחורה סופקה באופן סדיר ולא בעיות מיוחדות והביטחון חזר.
ולא פחות חשוב – הצלחנו לשמר את ההצלחה ולשמור על רמת הוצאות נמוכה מההכנסות.
